No existe un procedimiento establecido, los contadores emplean formas que varían generalmente, pero que en uno u otro caso conducen al mismo resultado. A continuación detallare el que considero más conveniente.
1. Identificar el documento:
En el centro de la hoja, en la parte superior, se escribe el nombre de la empresa; debajo de este se coloca el nombre del documento "Hoja de Trabajo" y por último, debajo del anterior, el periodo que cubre.
2. Clasificar las columnas:
El segundo paso consiste en identificar cada una de las seis columnas dobles con sus respectivos nombres:
- Balance de Comprobación => Debe y Haber
- Entradas de Ajustes => Debe y Haber
- Balance Ajustado => Debe y Haber
- Costo de Ventas => Egresos e Ingresos
- Balance General => Activo - Pasivo y Capital
3. Determinar saldos en las Cuentas del mayor principal:
Se procede a determinar saldos de las cuentas del mayor principal.
4. Trasladar saldos de las Cuentas del mayor:
Después de haber determinado los saldos de las cuentas del mayor principal se listarán las cuentas que tengan saldos en la Hoja de trabajo y de acuerdo al tipo de saldo se registrarán en su correspondiente columna de Balance de comprobación, los saldos deudores irán al Debe y los saldos acreedores a la columna del Haber.
5. Preparar Balance de Comprobación:
Para preparar el Balance de comprobación se sumarán los saldos de las Cuentas Deudoras y de las Cuentas Acreedoras y se constatará su igualdad matemática de los Cargos y Abonos.
6. Clasificación de las Cuentas:
Una vez preparado el Balance de comprobación se hace necesario identificar y clasificar las cuentas que lo integran a fin de determinar cuáles constituirán la columna de Costo de Venta, la de Ganancias y Pérdidas y la del Balance General.
A tal efecto se identificará el lado izquierdo de cada cuenta con las siguientes siglas.
- CV: Costo de Ventas.
- GP: Ganancias y Pérdidas.
- BG: Balance General.
7. Preparación de los Ajustes:
Analizaremos cada una de las cuentas que requieran ser ajustadas y procesadas para preparar los ajustes en la columna de entrada de ajustes de acuerdo a las siguientes instrucciones:
a. Analice cada uno de los ajustes por separado.
b. Determine la cuenta cargada y la abonada.
c. Localice dichas cuentas en el Balance de Comprobación.
En caso de que no existan en dicho balance proceda a crearlas a partir de la primera línea que esté disponible debajo del Balance de Comprobación. Luego en la columna de los cargos y abonos y al mismo nivel de la cuenta cargada o abonada escriba el monto del cargo o del abono correspondiente, pero teniendo el cuidado de ir identificado con un mismo número muy pequeño al lado de cada monto cargado o abonado.
d. Finalmente sume la columna de los cargos y la columna de los abonos los cuales deben constatar la igual matemática de los Cargos - Abonos.
8. Determinación del Balance Ajustado:
Para la determinación de éste, se procede a realizar las sumas algebráicas de los saldos de las columnas del Balance de Comprobación con su equivalente de las entradas de Ajuste y cuyos resultados son registrados en la columna del Balance Ajustado que le corresponda, según el tipo de saldo que quede.
Cuando un saldo del Balance de Comprobación no tenga ajuste, en las entradas de ajuste, este pasará idéntico al Balance Ajustado.
9. Determinación del Costo de Ventas:
Partiendo del Balance Ajustado, trasladaremos a las correspondientes columnas del Costo de Ventas los saldos de las cuentas que integran el Costo de Ventas como son:
A la columna del Debe:
- Inventario de mercancías al inicio del periodo.
- Compras de mercancías del periodo.
- Fletes de compras.
- Gastos de compras.
A la columna de Haber:
- Rebajas en compras.
- Devoluciones en compras.
- Descuentos en compras.
Finalmente registraremos en la primera línea disponible que tengamos la cuenta correspondiente el Inventario de Mercancías al final del periodo y su monto monetario sería registrado, en primer lugar, en la columna del Haber del Costo de Venta a fin de determinar dicho costo y posteriormente trasladado a la columna del debe del Balance General por ser una Cuenta Real de Activo.
Después de haber trasladado los saldos a las columnas del Costo de Venta procederemos a sumar dichas columnas y la diferencia, para cuadrar dichas columnas se registrará como es lógico en el Haber de dicha cuenta con la denominación de ''Costo de Venta''. Para cerrar dichas columnas se sumará, nuevamente, el saldo anterior de la columna del Haber con el Costo de Venta y de este modo quedaran balanceadas dichas columnas.
10. Determinación de la Ganancia o Pérdida del ejercicio:
Para determinar esto, basta con trasladar a la doble columna de Ganancias y Pérdidas todas las cuentas nominales que no fueron registradas en la doble columna del Costo de Venta.
Además debemos trasladar a la columna de Egresos de Ganancias y Pérdidas el monto del Costo de Venta ya que este constituye un egreso, que representa el importe que costo la mercancía que hemos vendido. Una vez que hemos trasladado las cuentas nominales de Ganancias y Pérdidas a su correspondiente columna procederemos a sumar cada una de dichas columnas. Para lograr igualdad matemática de ambas columnas lo hacemos a través de la diferencia entre los Ingresos y los Egresos.
Si los Ingresos son mayores que los Egresos, la diferencia constituirá la ganancia del ejercicio y se registrará en la columna de los Egresos bajo el nombre de Ganancias del ejercicio , a fin de lograr la igualdad matemática y posteriormente se registrará en la columna del Haber del Balance General. Si por el contrario, los Egresos son mayores que los Ingresos la diferencia constituirá una pérdida para el ejercicio y se registrara en la columna de los Ingresos bajo el nombre de Pérdida de ejercicio, para lograr la igualdad matemática de las dos columnas. Posteriormente se trasladará a la columna del Debe del Balance General.
11. Preparación del Balance General:
Las últimas dos columnas de la Hoja de Trabajo se destinaran a la preparación del Balance General y ellas recogerán todos los saldos del Balance Ajustado que no quedaron en las columnas de Costo de Venta ni de Ganancias y Pérdidas.
Además como ya se menciono anteriormente, se debe trasladar el Debe el monto del Inventario del final de periodo, así como la pérdida, si la hubo, o el Haber de la ganancia.
